En la preparación de este evento trabajan la Oficina de las Naciones Unidas de Lucha Contra el Terrorismo (UNOCT), promotora del encuentro, junto al M​inisterio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación y al Ministerio del Interior, así como el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz en calidad de sede anfitriona del encuentro.

Para la elección de Vitoria-Gasteiz como sede de la Conferencia internacional sobre víctimas del terrorismo, las instituciones organizadoras han tenido en cuenta el valor simbólico de una ciudad que es sede del Centro Memorial de las Víctimas del Terrorismo, de cuyo patronato es miembro el ayuntamiento vitoriano, que también impulsa el refuerzo de políticas de reconocimiento y memoria de las víctimas.